Politique de confidentialité – Scribe IA

1 Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées via la plateforme Scribe IA est :

Brion PC SRL — Rue de la Corne, 6 — 5377 Nettinne — Belgique
TVA : BE 0804.502.459 — Email : contact@mysmartcompany.ai

2 Données collectées

Dans le cadre de l'utilisation de Scribe IA, les données suivantes peuvent être collectées :

Données de compte : nom, prénom, adresse email, nom du cabinet, pays.
Données professionnelles : dossiers, notes, tâches, documents uploadés, informations sur les clients du cabinet (parties à un dossier).
Données audio et transcriptions : enregistrements vocaux soumis à la plateforme et leurs transcriptions automatiques.
Données de facturation : informations nécessaires à l'émission des factures (nom, adresse, numéro de TVA).
Données de connexion : adresse IP, navigateur, date et heure d'accès, à des fins de sécurité et de journalisation.

3 Finalités du traitement

Les données collectées sont utilisées exclusivement pour :

Fournir et améliorer les fonctionnalités de la plateforme Scribe IA.
Assurer la gestion des comptes utilisateurs et la facturation.
Garantir la sécurité et la traçabilité des accès.
Envoyer des notifications techniques liées au service (maintenance, mises à jour).
Répondre aux demandes de support.

Aucune donnée n'est utilisée à des fins publicitaires, ni cédée à des tiers, ni exploitée pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

4 Base légale des traitements

Exécution du contrat : traitement nécessaire à la fourniture du service souscrit.
Intérêt légitime : sécurité de la plateforme, journalisation des accès, prévention des fraudes.
Obligation légale : conservation des données de facturation conformément aux législations fiscales applicables.
Consentement : pour tout traitement optionnel (newsletters, communications marketing), avec possibilité de retrait à tout moment.

5 Hébergement et transferts de données

L'intégralité des données est hébergée sur des infrastructures situées exclusivement en Europe, conformes aux exigences du RGPD (Règlement UE 2016/679).

Aucun transfert de données vers des pays hors de l'Espace Économique Européen n'est effectué. Aucun sous-traitant situé hors EEE n'a accès aux données traitées par la plateforme.

6 Durée de conservation

Données de compte et dossiers : conservées pendant toute la durée de l'abonnement, puis supprimées dans un délai de 30 jours après résiliation.
Enregistrements audio : supprimés dans un délai de 72 heures après transcription, sauf conservation explicitement demandée par l'utilisateur.
Données de facturation : conservées 7 ans conformément aux obligations légales comptables et fiscales.
Journaux de connexion : conservés 12 mois, à des fins de sécurité.

7 Sécurité des données

Brion PC SRL met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles suivantes pour protéger vos données :

Chiffrement des données au repos (AES-256) et en transit (TLS 1.3).
Isolation stricte des données par cabinet — aucun accès croisé entre comptes.
Authentification sécurisée avec gestion des sessions et journalisation des accès.
Accès aux données restreint aux seuls membres du cabinet ayant les droits appropriés.
Audit trail complet : chaque accès à un dossier est tracé (qui, quand, depuis où).

8 Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

👁

Droit d'accès

Obtenir une copie de vos données personnelles traitées.

✏️

Droit de rectification

Corriger des données inexactes ou incomplètes.

🗑

Droit à l'effacement

Demander la suppression de vos données (droit à l'oubli).

📦

Droit à la portabilité

Exporter vos données dans un format structuré et lisible.

🚫

Droit d'opposition

Vous opposer à certains traitements basés sur l'intérêt légitime.

⏸

Droit à la limitation

Demander la suspension temporaire d'un traitement.

Pour exercer vos droits, contactez notre DPO :

🛡

Délégué à la Protection des Données (DPO)

Brion PC SRL — dpo@mysmartcompany.ai
Délai de réponse : 30 jours maximum (RGPD art. 12).

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente dans votre pays (en Belgique : Autorité de Protection des Données ; en France : CNIL).

9 Cookies

La plateforme Scribe IA utilise uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service (session, authentification). Aucun cookie publicitaire ou de traçage tiers n'est utilisé.

10 Modifications de la politique

La présente politique peut être mise à jour pour refléter des évolutions légales ou des changements dans nos pratiques. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de page. En cas de modification substantielle, les utilisateurs actifs seront notifiés par email.